Sådan skriver du en god anbefaling

Dine medarbejdere kan ikke forlange, at du skal skrive en anbefaling, når de stopper, men det er god ledelsespraksis, at du som arbejdsgiver giver din bedømmelse, hvis en medarbejder beder om det.

Det kan dog være en udfordring at skrive til andre ledere, hvordan din medarbejder er til at udføre sit arbejde, og hvad du synes om ham eller hende.

Før du går i gang med at skrive din anbefaling, bør du undersøge, om jeres organisationen har tradition eller regler for, hvordan en anbefaling skal tage sig ud. Ellers kan guiden her give inspiration til organisationens fremtidige anbefalinger.

Sæt dig i den kommende arbejdsgivers stol

Overvej, hvilke informationer du gerne ville have i en ansættelsessituation. Anbefalinger alene giver ikke et nyt job, men de kan fungere rigtigt godt til screening og grovsortering i udvælgelsen og rekrutteringen.

En anbefaling bør være så objektiv som muligt, og den skal være faktuel og korrekt, selv om den er baseret på din subjektive vurdering.

Husk, at en anbefaling adskiller sig fra certifikater, diplomer og eksamensbeviser ved at være personligt legitimeret. Du skal kunne stå på mål for, hvad du skriver, og ikke bare lade superlativerne og de rosende ord få frit løb.

Sådan bygger du anbefalingen op

Indholdet i en anbefaling kan opdeles i fem afsnit: fakta, beskrivelse af opgaver, jobkrav, kvaliteter og en samlet anbefaling.

1. Faktaafsnit

Fakta skal bestå af persondata, ansættelsesperiode (fuldtid/deltid), stillingsbetegnelse(r), hvis personen har holdt lange orlovsperioder, og grunden til ophøret af ansættelsesforholdet.

Det er vigtigt, at grunden til ophøret klart fremgår. Er det "efter eget ønske," er det på grund af redundans, konkurs, lukning, besparelser eller noget helt andet? Hvis du ikke forklarer, hvorfor personen er stoppet, vil det give en fremtidig arbejdsgiver anledning til at spørge.

2. Opgavebeskrivelse

Beskriv medarbejderens opgaver, og på hvilket niveau i organisationen de udføres. Derudover bør medarbejderens ansvar og beføjelser være relativt detaljerede uden at blive specifikke.

Det er den vigtigste information sammen med kvaliteter (beskrives nedenfor i afsnit 4). Det er interessant for en kommende arbejdsgiver, om medarbejderen har relevant erfaring og kan udvikle sig i jobbet.

3. Jobkrav

Beskriv derefter, hvilke krav der var til medarbejderens færdigheder, erfaring og uddannelse samt kravene til personlighed. Husk, at det er den pågældende stilling, der skal beskrives, ikke den pågældende medarbejders uddannelse eller egenskaber.

Det kan være svært at skelne, fordi den enkelte altid sætter sit præg på et job. Det er de vigtigste professionelle kompetencekrav og de mest markante personlige egenskaber, som medarbejderen har/havde i sit job, du skal specificere.

Du kan bruge ord som ansvar, prioritere samarbejde, kommunikere, uafhængighed, selvstændighed, udholdenhed, initiativ, analytiske evner, sociale evner, evnen til at se det store billede og mange flere. Vær kortfattet, saglig, faktuel og præcis, og gem de levende beskrivelser til det næste afsnit.

4. Kvaliteter

Læs igennem, hvad du har skrevet i afsnit to og tre. Du skal måle medarbejderens indsats op imod de to afsnit. Hvor godt har medarbejderen præsteret? Hvilke personlige kvaliteter vil du lægge mandat til, og hvilke vil du ignorere?

Du skal bedømme ud fra medarbejderens færdigheder, ikke ud fra lang og tro tjeneste, selv om det naturligvis påvirker, hvor sikker du kan være i din bedømmelse.

Det kan være nyttigt at drøfte medarbejderen med andre for at få så afbalanceret og præcist et billede som muligt af medarbejderen. Giv medarbejderen karakter efter en skala.

Formålet med at bruge en skala er, at du kan differentiere mellem de gode og de mindre gode medarbejdere. Alle i organisationen bør anvende den samme skala. En tredeling er tilstrækkelig. For eksempel: god, rigtig god og fremragende.

Det er usædvanligt at give negative bemærkninger i en anbefaling. I stedet skal du undlade at kommentere på de manglende kvaliteter. Omvendt kan du også selv kigge efter, hvad der er udeladt i ansøgeres anbefalinger.

5. Opsamlende vurdering

Den sidste, afrundende del af anbefalingen indeholder en samlende anbefaling og en opsummerende bedømmelse udtrykt i én eller få sætninger.

Med fem gradbøjninger kan det lyde sådan her:

• Fremragende / de bedste anbefalinger
• Er det en fornøjelse at anbefale
• Ønsker vi at give gode anbefalinger
• Kan vi anbefale
• Ønsker held og lykke

Læs også: Det skal du ikke skrive i en anbefaling

Artiklen er frit oversat og redigeret fra Chef.se