Arbejd mindre - simpelt værktøj til prioritering

Så landede der igen en opgave på dit bord i 11. time. Det har de fleste ledere prøvet mange gange. For selvom du har uddelegeret opgaver til medarbejderne og klædt dem på til at løse dem, så lander der alligevel en masse aber på dit bord lige før lukketid, hvis fx medarbejderne bliver syge, der kommer en hasteopgave oppefra, eller hvis medarbejderne ikke kan komme videre med deres opgaver, før du har givet dem sparring eller truffet en beslutning.

Trykket på maven indrømmer de fleste ledere, at de mange timer på jobbet også skyldes, at de er ambitiøse. Desuden vil mange ledere gerne være i kontrol og har derfor svært ved at give slip på opgaverne. Og så drives de måske også af en lille tilfredsstillelse ved tanken om at være tæt på uundværlig.

Når ledelse er en livsstil

Ledelse er for rigtig mange ledere en livsstil, der umærkeligt æder flere og flere timer. Man skal lige fikse en arbejdsopgave, selvom man er på vej til sommerhuset, tage telefonen midt under en landskamp eller desværre ikke når at komme til børnenes danseopvisning. Den flydende grænse mellem arbejde og fritid bliver en del af ledernes livsstil. Men det behøver ikke hver uge at skulle ende på den anden side af 40 timer.

Her får du et værktøj, der med fem simple spørgsmål giver inspiration til, hvad du kan reducere betragteligt, uddelegere eller afvikle.

Værktøj til prioritering

A. I ca. tre uger skal du hver uge registrere, hvad du bruger din tid på. Det kan fx være opdelt i kategorierne:

1. opgaver
2. møder
3. henvendelser

B. I hver kategori skal du notere den konkrete aktivitet og hvor lang tid, du har brugt på den

C. Når ugen er slut, skal du løbe listen igennem og stille dig selv følgende spørgsmål:

1. Hvorfor er den opgave/møde/henvendelse landet på mit bord? Er det tilfældigt, historisk betinget, eller fordi jeg er den eneste, der har de rigtige kompetencer til at håndtere den?
   
   
2. Er jeg den rigtige til at håndtere den, eller ville det være mere optimalt, hvis andre overtog?
   
   
3. Hvad ville der ske, hvis jeg ikke løste opgaven, og hvis den bare blev fjernet? Var der nogen, der ville savne den? Og hvorfor/hvorfor ikke?
   
   
4. Er nogle af opgaverne/møderne/henvendelserne tilbagevendende? Kunne perioden mellem dem forlænges, så der blev færre i løbet af et år? Og hvilken betydning ville det have?
   
   
5. Hvis jeg skulle skære 10 pct. væk, hvilke opgaver/møder/henvendelser skulle det så være og hvorfor?

Når du har lavet den øvelse, er der næsten altid noget, som du kan reducere, uddelegere eller afvikle.

Prøv selv værktøjet, og registrer dine egne arbejdsopgaver i tabellen her.

Du kan læse mere om prioritering, udvikling af dit personlige lederskab og klassiske ledelsesdilemmaer i bogen ”Kunsten at koge et æg – en ledelsesrejse”.